Once reglas al elegir un software administrativa para la empresa: Regla #1

Recientemente compaginamos una lista de once "reglas", más bien una guía, para ayudar a empresas pequeñas y medianas a evaluar potenciales proveedores cuando desean cambiar el software administrativo de su empresa.

En algunos casos hacemos referencia al tipo de software que nuestra empresa ofrece, dealer management systems, o sea software específicamente diseñado para administrar concesionarias de vehículos (autos, camiones, maquinaria agrícola y de construcción, etc.). Pero las premisas son válidas para todo tipo de empresa.

Las reglas cubren asuntos tanto de producto como de proveedor, y por cierto no fueron creadas como pieza de marketing encubierta para hablar de nuestras virtudes🙂.  Es una lista que hemos creado en base a recomendaciones realizadas por titulares y gerentes de concesionarios y fabricantes de vehículos, y a nuestra propia experiencia, respecto de mejores prácticas de negocios.

Aquí entonces la primera de nuestras once reglas al elegir un software administrativa para la empresa:

Growth_chart_1Regla #1: Asegúrese que la nueva solución acompaña el crecimiento de su empresa

La elección de un dealer management system es una inversión que servirá a la concesionaria durante muchos años.

Esta inversión abarca no sólo el costo económico de licencias de software y servicios, sino principalmente el esfuerzo que hará toda la concesionaria en las diferentes etapas de una implementación exitosa:

  • Antes: Relevamiento de procesos y necesidades, configuración inicial del sistema, migración de datos desde el sistema antiguo. Todo esto se hace junto al proveedor del nuevo sistema DMS.
  • Durante: Capacitación, puesta a punto del sistema, trabajo conjunto con el proveedor durante el lanzamiento “en vivo” del sistema.
  • Después: Trabajo con el proveedor en la mejora continua de procesos, sugerencias al proveedor de desarrollos futuros.

Es muy importante asegurar que el software a adquirir sea capaz no sólo de satisfacer las necesidades inmediatas de la concesionaria, sino también las de largo plazo. Esta razón nos prueba la necesidad de utilizar herramientas capaces de adaptarse a los avances del mercado.

Cuestiones fundamentales como:.

  • Contar con una base de datos que responda de manera eficiente, rápida y segura a los grandes flujos de información previsibles en cualquier concesionaria. Una base de datos pequeña (como por ejemplo Microsoft Access®) es completamente inapropiada; bases robustas como Microsoft SQL Server y Oracle son el camino correcto. Pregunte además a su proveedor si “explota al máximo las posibilidades de su base de datos, alojando en ella los procesos de manipulación de datos para una mejor performance". Esto reflejará su experiencia con la base y más importante aún: habrá una óptima performance de la base de datos.
  • Utilizar una solución diseñada y desarrollada para la plataforma de computación más utilizada alrededor del mundo: Microsoft Windows. Además de sus ventajas inherentes, se minimizará el tiempo de capacitación para empleados actuales y futuros.
  • El software debe ajustarse a los procesos de negocios del concesionario, y no al revés. Por supuesto que siempre puede haber algún circuito que no esté contemplado exactamente como lo desee el concesionario, pero en un buen sistema flexible y parametrizable éstos serán mínimos
  • El sistema debe manejar varios nombres empresariales, marcas, sucursales (puntos de venta, talleres, etc.) y depósitos, para prever un crecimiento futuro.
  • Todos los departamentos y sucursales deben trabajar en tiempo real, sin la obligación de correr procesos engorrosos al final de cada día.
  • El software debe trabajar con hardware no propietario y por ende más barato: servers, PCs e impresoras estándar.

Es importante comprobar que el proveedor actualice periódicamente el sistema a través de nuevas versiones. Estas deben incluir nuevas características, idealmente desarrolladas en base a las necesidades de los clientes, y también avances tecnológicos pertinentes.

Cuando la concesionaria no posee las destrezas técnicas para evaluar estos aspectos por anticipado, debería solicitar la colaboración de la terminal para realizar una evaluación estricta. Las fábricas suelen (o deberían) tener personal idóneo en este tema.

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