Once reglas al elegir un software administrativa para la empresa: Regla #3

Aquí otra de nuestras once "reglas" para ayudar a empresas pequeñas y medianas a evaluar potenciales sistemas y proveedores cuando desean cambiar el software administrativo de su empresa.

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Regla #3:
Presencie una demostración del sistema que elegirá

No dude en pedir una demostración personalizada del sistema que está por comprar, aunque esto implique un viaje a la sede del potencial proveedor.

Un buen software será usado por su empresa durante años. El tiempo que sacrifique al momento de comprarlo será por esta única vez y se justifica por la importancia de la inversión.

Hay buenas razones por las cuales debería visitar la oficina del vendedor: tendrá una idea precisa de la estructura de la compañía y sus esquemas de organización y tecnología, será capaz de conocer al equipo de asesoramiento técnico y determinar su preparación y experiencia por adelantado, podrá presentar sus problemas y contar con la disponibilidad local de los especialistas (técnicos, consultores, etc.) cuya contribución será necesaria para comprender su situación y responder inmediatamente.

Es más, el involucramiento directo de varios gerentes de su concesionaria al elegir la solución informática generará una mayor sensación de responsabilidad en ellos.

Finalmente, no se olvide de consultar el sitio web del proveedor: un website dinámico y bien construido es señal de competencia técnica y profesionalismo, mientras que la ausencia absoluta de un sitio por lo general significa que las soluciones ofrecidas están técnicamente atrasadas.

Durante la demo, preste especial atención a la filosofía del sistema. Algunos de estos ítems pueden parecer obviedades, pero créanme que hay sistemas que no cumplen con todas estas características:

Es integrado?

Todos los módulos del sistema, correspondientes a los diversos departamentos de la concesionaria, interactúan transparentemente entre sí? Todos tienen aspecto similar?
 

Existe el “dato único”?

En un buen sistema los datos importantes son únicos, es decir un cliente o un vehículo, por ejemplo, se ingresan una única vez desde cualquier departamento y están inmediatamente disponibles para toda la empresa.

Esto evita el re-ingreso de datos, ahorrando tiempo, evitando errores y permitiendo aprovechar al máximo la información del concesionario.

Si el cliente, o el vehículo, deben ingresarse más de una vez, esto es señal de un sistema mal pensado, donde tal vez se haya subcontratado su desarrollo a diversos proveedores.

Es en tiempo real?

Un sistema moderno trabaja en tiempo real, sin requerir procesos engorrosos al final de cada día. Todos los departamentos y las sucursales de la concesionaria deben poder ver entre sí sus datos, al instante en que se ingresan al sistema.

La contabilidad es online? Es configurable?

Es especialmente importante que la contabilidad se pueda generar y visualizar en tiempo real. Cada transacción debe generar un asiento contable en forma automática según sea configurado por el usuario.

Hay foco en herramientas gerenciales?

El sistema tiene foco puesto en las herramientas que un gerente moderno necesita? Esto incluye informes gerenciales, un panel de control, e indicadores definibles por el usuario.

La interfaz es amigable? Es fácil de usar?

Esto significará grandes ahorros de tiempo al capacitar empleados actuales y más importante aún, los futuros.

Si el sistema es basado en plataforma Windows, será seguramente más fácil de aprender y usar que un sistema de pantalla verde.

(Cuando decimos Windows, no nos referimos a lo que algunos sistemas antiguos hacen: pone una “cara” de Windows a su mismo sistema de siempre para dar la apariencia de modernidad. Esto no es una solución apta dado que no trae consigo las verdaderas ventajas de Windows).

El sistema es flexible?

Permite que se configure el asiento contable que cada transacción genera? Admite diferentes maneras de trabajar según los procesos de negocio del concesionario?

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