Once reglas al elegir un software administrativo para la empresa: Regla #4

Aquí otra de nuestras once "reglas" para ayudar a empresas pequeñas y medianas a evaluar potenciales sistemas y proveedores cuando desean cambiar el software administrativo de su empresa.

Flexible_gymnast_1 Regla No. 4: El sistema debe ser flexible

No todos los concesionarios son iguales. Cada concesionario puede tener su propia preferencia respecto de las diferentes maneras en que necesita realizar transacciones, sea por las marcas que comercializa o por su manera de llevar el negocio.

A su vez, cada dealer, y cada persona dentro del dealer, puede tener preferencias sobre la forma de ver y analizar los datos del negocio.

El software que elija el concesionario debe ser flexible para ajustarse a los procesos de negocios del concesionario, y no al revés. En otras palabras, en términos generales, el concesionario no debería tener que ajustarse a la rigidez del sistema.

Por supuesto que siempre puede haber alguna particularidad que no esté contemplada exactamente, pero en un sistema flexible y parametrizable éstos casos serán mínimos.

Siguen algunos ejemplos de lo que un sistema flexible puede permitir:

Indicadores de gestión

El concesionario moderno necesita poder ver un Panel de Control con indicadores que le indiquen al instante la marcha de su negocio.

El concesionario debe poder llevar tanto los indicadores sugeridos por su Fábrica, como los de su propia preferencia.

Un buen sistema permite al concesionario indicar su propia fórmula de cálculo para cada indicador.

Además es vital que el sistema actualice los indicadores automáticamente para que reflejen el estado de la empresa en tiempo real.

Informes

Un sistema moderno debe permitir al usuario crear reportes fácilmente, con la posibilidad de pre-visualizarlos en pantalla antes de imprimir.

El usuario de hoy también necesita poder trabajar con los datos a su gusto, por eso es fundamental que el sistema pueda integrarse con Microsoft Excel®.

Para ilustrar el modo de trabajo ideal: Elegido el reporte, con un click el usuario debe poder (i) verlo en pantalla, (ii) imprimirlo, (iii) exportarlo a Excel, o (iv) exportarlo a otro formato estándar (PDF, Word, HTML, XML, etc.)

Muchos gerentes hoy día aprecian la posibilidad de acceder a los informes de su sistema a través de la web, sea desde su casa o durante un viaje, para monitorear fácilmente el estado de la empresa a la distancia.

Plan de cuentas

Un sistema flexible permite al concesionario cargar su propio plan de cuentas, para luego obtener los informes con esas cuentas al nivel de detalle como se desee, o bien usando cuentas genéricas que engloben varios conceptos.

Contabilidad

El sistema debe permitir al concesionario indicar la contabilidad precisa que debe generar cada transacción y cada comprobante. Por ejemplo, pueden querer definirse distintos asientos contables para cada sucursal de la concesionaria.

Procesos de negocios

Un sistema flexible permite al concesionario definir los procesos de negocios según su propio modo de trabajo. Algunos ejemplos:

1.  Una factura de proveedor puede dar de alta el stock, afectar la cuenta corriente del proveedor, y actualizar la contabilidad; o bien puede optar por trabajar con remitos del proveedor que solamente den de alta el stock, y facturas del proveedor que actualizan la cuenta corriente y contabilidad.

2.  El concesionario seguramente querrá definir la forma en que trabajan su Departamento de Repuestos y su Caja respecto de la impresión de facturas. Algunas alternativas:

a)  El empleado de Repuestos ingresa la factura de venta al sistema; el cajero ingresa la forma de pago e imprime la factura.

b)  El empleado de Repuestos ingresa e imprime la factura de venta. El cliente se acerca a la Caja y el cajero confecciona un recibo indicando la forma de pago y la factura que se está pagando.

Perfiles de usuario

El sistema debe permitir asignar un perfil de usuario a cada empleado quedando habilitado para acceder sólo a la información que le compete.

Vea también las reglas anteriores:

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