Once reglas al elegir un software administrativo para la empresa: Regla 5

Aquí otra de nuestras once "reglas" para ayudar a empresas pequeñas y medianas a evaluar potenciales sistemas y proveedores cuando desean cambiar el software administrativo de su empresa.

Regla 5: El entrenamiento es esencial.

Pida asesoramiento sobre su valor aproximado y desconfíe de soluciones que ofrecen instalaciones irracionalmente rápidas.

El período de entrenamiento para el personal de la concesionaria, y el período de iniciación de uso del sistema nuevo, son por lo general subestimados al momento de comprar el producto.

Sin embargo, la capacitación juega un papel esencial en el uso apropiado del sistema.

Una capacitación apropiada lo ayudará a:

  • Comenzar a trabajar más rápidamente.

  • Asegurar que los empleados nuevos sean productivos de inmediato.

  • Aprovechar al máximo la inversión que ha realizsafo en su nuevo sistema, lo que a su vez lo ayudará a mejorar la administración de su empresa con un impacto directo en sus resultados.

Un relevamiento de concesionarias de diversas marcas indicó que el 85% de los motivos de insatisfacción con sus sistemas de información derivan de su uso incorrecto, con un gran porcentaje de usuarios quejándose de una falta de funciones que revisiones posteriores demostraron que ya estaban disponibles en el software instalado.

Desafortunadamente, la enseñanza y el entrenamiento, especialmente si se llevan a cabo en el local del comprador por medio de entrenadores especializados, son costosos tanto para quienes compran (por la erogación en sí, y por la gran cantidad de tiempo que los usuarios deben dedicarle, dejando de lado momentáneamente sus tareas diarias) y para quienes proveen estos servicios.

Es por esto, que tanto concesionarias de autos como proveedores de software tienden a comprimir el tiempo de entrenamiento durante las negociaciones.

Esto suele resultar en una pésima inversión de ambas partes.

En consecuencia, durante el período de negociación contractual, debe presupuestarse un período de entrenamiento apropiado que dependerá de la cantidad de personal y de puntos de venta (una buena estimación “sucia” es no menos de diez días por punto de venta), aunque este termine costando más que el software en sí.

El cronograma y planificación de esta capacitación también debe determinarse durante el periodo de negociación contractual.

Por todo esto, el concesionario debe desconfiar de cualquier período de entrenamiento y de inicio demasiado cortos, lo cual suele ser una señal de un software y servicio de poca calidad.

Además, pregunte al proveedor el costo de capacitación adicional por si surgiese la necesidad en el futuro.

Otras entregas de esta serie:

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